Prozess
Management
Für die SWB ist ein effektives Prozessmanagement ein langfristiger und ganzheitlicher Ansatz, der auf die systematische Identifikation, Dokumentation, Analyse, Optimierung, Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Prozesse abzielt. Dieser strukturierte Ansatz ist entscheidend, um den komplexen Anforderungen einer nachhaltigen Entwicklung gerecht zu werden. Er ermöglicht es uns, unsere Abläufe effizient zu gestalten und gleichzeitig die Integration von Nachhaltigkeitszielen in alle Unternehmensbereiche zu fördern.
Durch klare Verantwortlichkeiten, strukturierte Regeln und effiziente Prozesse schaffen wir die Voraussetzungen, um unsere Nachhaltigkeitsziele konsequent umzusetzen und die Transparenz unseres Handelns zu gewährleisten. Ein effektives Prozessmanagement ermöglicht es uns, die Fortschritte unserer Maßnahmen systematisch zu überwachen, Mitarbeitende zu motivieren und externe Stakeholder aktiv in den Dialog einzubeziehen.
Im DNK-Handlungsfeld Prozessmanagement haben wir in den vergangenen zwei Jahren folgende Maßnahmen umgesetzt:
- Erarbeitung unserer Nachhaltigkeitsstrategie
- Definition eines Maßnahmenkataloges inkl. Zuständigkeiten
- Etablierung eines Kennzahlensystems
- Verstärkte Einführung von projektorientiertem Arbeiten
(bspw. die Optimierung der telefonischen Erreichbarkeit) - Überarbeitung der Organisationsstruktur, u. a. durch
- Abteilungszusammenlegungen,
- Schaffung von Stabstsellen,
- Trennung von kaufmännischer und technischer Geschäftsleitung,
- Einrichtung der IT als eigenständige Abteilung
- Errichtung DBF-Neubau als technisches Kompetenzzentrum
Beteiligung von Anspruchsgruppen
Wir identifizieren gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen und integrieren sie in unseren Nachhaltigkeitsprozess. Im Folgenden zeigen wir auf, ob und wie wir einen kontinuierlichen Dialog mit diesen Gruppen pflegen und wie die Ergebnisse dieses Dialogs in unsere Nachhaltigkeitsstrategie einfließen.
Unsere Stakeholder
So vielfältig und facettenreich wie unser Geschäft sind auch die Stakeholder der SWB. Die nachfolgend angeführten wesentlichen Anspruchsgruppen haben sich aus einer intern durchgeführten Stakeholderanalyse ergeben:
- Mitarbeiter
- Geschäftsleitung
- Gesellschafter (Stadt Mülheim, medl)
- Aufsichtsrat
- Mieter
- Wohn-/Gewerberaumsuchende
- Geschäftspartner (Zulieferer, Dienstleister)
- Kooperationspartner
- Banken
- Presse/öffentliche Medien
- Kommunalpolitik
- Landespolitik
- Wettbewerber
- Allgemeine Öffentlichkeit (insbes. in Mülheim)
- Verbände und Vereine, NGOs (vor allem in Mülheim)
Kommunikation mit unseren Stakeholdern
Aus unserem Selbstverständnis heraus pflegen wir aktiv und konstant eine offene Kommunikation mit unseren wichtigen Anspruchsgruppen. Dabei geht es zum einen darum, unsere strategische und unternehmerische Ausrichtung sowie unsere Aufgaben und Leistungen zu vermitteln; zugleich kommunizieren wir auch die aktuellen und künftigen Herausforderungen. Umgekehrt legen wir Wert darauf, Sichtweisen und Ansprüche unserer verschiedenen Adressaten zu kennen, um sie in unserem geschäftlichen Handeln nach Möglichkeit optimal zu berücksichtigen. Den Dialog mit allen wichtigen Stakeholdern halten wir als kommunales Wohnungsunternehmen für unabdingbar: Nur so können wir einerseits bedarfsgerecht und zeitgemäß agieren, andererseits aber auch deutlich machen, wo unsere Grenzen liegen und wo ein gemeinschaftliches Engagement verschiedener lokaler Akteure gefordert ist.
| Die folgende Übersicht stellt die zentralen Formate und Kanäle unserer Kommunikation mit den zentralen Anspruchsgruppen dar: | |
|---|---|
| Stakeholder | Kommunikationsformate |
| Mitarbeiter | Führungskräfte: Jour Fixe mit Abteilungsleitern; Führungskräfterunden (Austausch von Informationen, Diskussionen, Beschlussfassungen), regelmäßige Workshops zu Themen der nachhaltig strategischen Unternehmensausrichtung; regelmäßiges Coaching zur Personalführung und -entwicklung; Mitwirkung in internen und externen Arbeitskreisen; Fortbildungsmaßnahmen; monatliche und Quartalsberichterstattung zu Kennzahlen der operativen Geschäftstätigkeit an die Geschäftsleitung |
| Mitarbeiter: Abteilungs- und Teambesprechungen; Intranet; anlassbezogener interdisziplinärer Austausch; individuelle Entwicklungspläne und -angebote; Coachings zur Übernahme von Projekt- und Führungsverantwortung; Mitwirkung in Arbeitskreisen (intern und extern); Betriebsversammlungen | |
| Auszubildende: Abteilungs- und Teambesprechungen; Intranet; Ausbildungspatenschaften (Führungskräfte), Treffen mit Ausbildungsleitung | |
| Geschäftsleitung | Periodische Berichterstattung aus allen Bereichen/Fachabteilungen; regelmäßiger, dokumentierter Austausch innerhalb der Geschäftsleitung; Beschlussfassung zur strategischen Ausrichtung und zentralen operativen Fragen |
| Gesellschafter | Turnusmäßige Berichterstattung über strategische Ausrichtung, Grundsatzthemen und wirtschaftliche Perspektiven; Quartalsgespräche; Gesellschafterversammlungen; Feststellung der Jahresabschlüsse sowie Genehmigung der Wirtschafts- und Finanzplanung; Zustimmung zu wesentlichen Geschäftsvorfällen gemäß Gesellschaftsvertrag |
| Aufsichtsrat | Regelmäßige Berichte der Geschäftsführung zur Lage und Entwicklung, zu wesentlichen Investitionsvorhaben und zur langfristigen Planung; anlassbezogene Einbindung und gemeinsame Beratung; Vorlage und Feststellung von Jahresabschlüssen und Lageberichten sowie der Wirtschafts- und Finanzplanung; Zustimmung zu wesentlichen Geschäftsvorfällen gemäß Gesellschaftsvertrag und Geschäftsordnung |
| Mieter, Wohnungssuchende, Gewerberaumsuchende | Websites und Social-Media-Kanäle; Mietermagazin „Wohnen leben“; persönliche Betreuung vor Ort sowie bei Gesprächsterminen im „Haus des Kunden“ oder der „mietbar“; digitales SWB-Mieterportal; Einrichtung und Betrieb von bisher vier „Quartierspunkten“ als zentrale Anlauf-, Informations- und Beratungsstellen vor Ort; jährlich stattfindende Quartiersfeste; Einbindung der Bewohnersicht in die Quartiersentwicklung über den „Quartierspunkt Plus“; Wohngeld- und Konfliktberatung; anlassbezogene Hotlines (z. B. Beratung in der Pandemie); Kundenzufriedenheitsanalysen |
| Banken | Standortbestimmungsgespräche; Bankenreport mit Ausblick auf die wirtschaftliche Entwicklung und Planung für das kommende Geschäftsjahr (halbjährlich); Geschäftsberichte |
| Wettbewerber | Themenbezogene Arbeitskreise und Workshops; Fachtagungen; anlassbezogener Austausch und Zusammenarbeit (z. B. zur Umsetzung von Klimazielen, Bündnis für Wohnen etc.) |
Die Kommunikation mit dem weiteren Kreis der Stakeholder erfolgt vor allem über unser Berichtswesen, die Pressearbeit (Konferenzen, Berichte, Mitteilungen), unsere Websites und Social-Media-Kanäle, die Mitwirkung in Gremien und Arbeitsgruppen sowie anlassbezogene Projektinformationen und -gespräche.
Wichtige Themen und Anliegen
Über die vielfältigen Kanäle und Formate erreicht uns durchgehend eine Vielzahl von Anliegen unserer verschiedenen Stakeholder, die konstant in die interne Abstimmung unserer strategischen Ausrichtung und operativen Schwerpunkte einfließen.
Von Seiten unserer Mieter sowie potenzieller Kunden steht aktuell die (langfristige) Bezahlbarkeit im Fokus. Dieser Anspruch ist traditionell Bestandteil unserer Aufgabenstellung und wird daher durchgehend verfolgt. Dazu forcieren wir z. B. die Inanspruchnahme verfügbarer Fördermittel für Instandhaltungs-, Modernisierungs- und Neubauvorhaben. Zugleich zielen wir in der Bestandsbewirtschaftung konsequent auf die Optimierung der Betriebskosten, unterstützen Energiesparen und bieten unseren Kunden im Bedarfsfall u. a. eine Wohngeldberatung an. Parallel dazu treiben wir neue Angebote wie Mieterstrommodelle voran.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf dem Klimaschutz. Diese Aufgabenstellung wird von nahezu allen wichtigen Stakeholdern an uns herangetragen. Die gesetzliche Verpflichtung, für unseren Bestand bis 2045 Klimaneutralität zu erreichen, stellt für uns sowohl technisch als auch investiv und finanziell eine enorme Herausforderung dar, die wir mit einem konstant hohen Engagement bei Sanierung und Modernisierung, aber auch im Neubau bewältigen werden. Ein wesentlicher Baustein zur Zielerreichung ist die gemeinsame Arbeit mit der Stadt und weiteren lokalen Akteuren an ganzheitlichen, quartiersbezogenen Energie- und Mobilitätslösungen, in die letztlich auch Bestände privater Eigentümer oder Vermieter integriert werden sollen.
Generationengerechtigkeit, Barrierearmut, mehr Miteinander: Das sind nur drei der weiteren Wünsche und Bedürfnisse unserer Stakeholder, für die wir eine entsprechende Ausgestaltung unserer Angebote und ergänzenden Serviceleistungen vornehmen. Generell haben wir ein grundlegendes Interesse an den Anliegen und Bedürfnissen unserer Anspruchsgruppen. So unterstützt uns der regelmäßige persönliche Austausch, aber auch die gezielte Befragung unserer Anspruchsgruppen dabei, langfristig Prioritäten zu setzen, eine bedarfsgerechte Planung zu realisieren und Veränderungen möglichst zeitnah zu berücksichtigen.
Vorige Seite